外贸出口制单注意事项及流程

单证的重要性与制单要求

单证主要用于处理进出境货物的交付、运输、保险、商检、结算等事宜，是企业进出口工作的关键构成部分，其质量高低直接反映企业管理水平，且在纠纷涉及索赔、理赔时也是处理争议的依据。下面聊聊“制单”相关内容。

制单的基本要求如下：

需熟知“证同相符”“单证相符”“单单相符”“单货相符”。原则上应做到“正确、完整、及时、简明、整洁”。

“证同相符”即信用证与贸易合同相符；

“单证相符”指单据与信用证相符；

“单单相符”表示各种单据之间相符；

“单货相符”意味着单据中所描述货物与实物相符。

在常见制单过程中，常出现信用证日期填错、发票和装箱单总箱数填错、发票总额填错、包装件数与包装种类、总体积、总毛重、船次等错误，所以处理单证务必认真、细心且专业。

出口单证流程

1.客户询盘：客户在下订单前会进行相关询盘以了解细节。

2.报价：回复客户确定产品、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格等一系列内容。

3.得到订单。

4.下生产订单：给工厂下订单并安排生产计划。

5.业务审批：业务收到订单后制作业务审核表，按项目填写并尽可能列明各种预计费用，合同审批需附上客户订单传真件与工厂收购合同。

6.下达生产通知：确定交货期后下达生产通知，有三种情况需注意。L/C 付款客户通常在交货期前 1 个月确认已收到 L/C，业务员与单证员分别审查信用证，有错误及时请客户修改；T/T 付款客户需确认定金已到账；远期 L/C 或 D/A 等付款客户（不建议使用）需向上级确认批准。

7.验货：交货期前一周通知公司验货员验货，若客户指定人员验货，则交货期前一周月通知客户查货并告知外贸部门，指定第三方验货公司或公证行验货则在交货期前两周联系预约并通知工厂。

8.备制基本文件单证：收到客户正式订单时制作出口合同、出口商业发票、装箱单、出口货物托运单、核销单、报关单、报关委托书等文件。

9.商检：应在发货一周前拿到商检换证凭单。

10.租船订舱：若为 FOB 条款且客户指定货代公司，需尽早联系了解出口口岸等情况；若出口方支付运费，则尽早咨询货代公司船期、运价等。

11.安排拖柜：货物验好货后委托拖车公司提柜、装柜，给拖车公司传真订仓确认书、船公司、装柜时间、柜型、数量、装柜地址、装船口岸等材料。

12.委托报关。

13.获得运输条件。

14.准备其他文件：商业发票、FORMA 原产地证、一般原产地证、装运通知、装箱单。

15.交单。

16.业务登记和文件存档。

各种单证时间顺序

通常提单日期是确定各单据日期的关键，各单据日期关系如下：

（1）发票日期应居各单据日期之首；

（2）提单日不能超过 L/C 规定的装运期且不得早于 L/C 的最早装运期；

（3）保单的签发日应早于或等于提单日期（一般早于提单 2 天），且不能早于发票；

（4）装箱单应等于或迟于发票日期，但必须在提单之前；

（5）产地证不早于发票日期，不迟于提单日；

（6）商检证日期不晚于提单日期，但也不能大大早于装运期，尤其对于鲜货、易变质商品；

（7）受益人证明等于或晚于提单日；

（8）装船通知等于或晚于提单日后三天；

（9）船公司证明等于或早于提单日；

（10）汇票日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于 L/C 的有效期。