如何在电商中完成月度结账：多平台、OSS 与税务处理

Warum der Monatsabschluss im Online-Handel komplexer ist

Im stationären Einzelhandel fließen Umsätze meist über wenige, klar definierte Kanäle. Im E-Commerce kommen dagegen oft mehrere Marktplätze, ein eigener Shop und verschiedene Zahlungsanbieter zusammen, jeweils mit eigenen Abrechnungszyklen und Gebührenmodellen.

Retouren, Marktplatzgebühren und Auszahlungsverzögerungen verschieben zusätzlich, wann ein Umsatz buchhalterisch erfasst werden sollte. Wer international verkauft, muss außerdem unterschiedliche Steuersätze und -pflichten im Blick behalten. Diese Kombination macht den Monatsabschluss im Online-Handel deutlich fehleranfälliger als im klassischen Handel, weshalb sich ein fester Ablauf lohnt.

Zahlungsdaten automatisiert zuordnen

Der Abgleich zwischen Zahlungen und Bestellungen lässt sich für einen großen Teil der Fälle automatisieren, statt jede Position manuell zu vergleichen. Marktplätze wie Amazon, Shopify oder eBay führen jede Zahlung unter der Bestellnummer beziehungsweise Order-ID, Zahlungsdienstleister wie Stripe oder PayPal über eine Transaction ID oder Payment Reference. Wer diese IDs zur Zuordnung nutzt, kann Belege und Zahlungen weitgehend automatisch matchen lassen und sieht auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind, was besonders bei den ersten beiden Schritten der obigen Checkliste Zeit spart.

OSS: Was europäischer Fernverkauf für die Buchhaltung bedeutet

Wer Waren an Privatpersonen in andere EU-Länder verkauft, kommt am One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) kaum vorbei. Seit dem 1. Juli 2021 können registrierte Unternehmen ihre davon betroffenen Umsätze zentral über das Bundeszentralamt für Steuern melden, statt sich in jedem einzelnen Zielland umsatzsteuerlich zu registrieren. Für die Buchhaltung entscheidend ist dabei weniger die Meldung selbst als die laufende Zuordnung: Jeder Verkauf muss dem richtigen Steuerfall zugeordnet werden, was sich am Monatsende kaum noch sauber rekonstruieren lässt, wenn es nicht laufend passiert.

Für die Buchhaltung ist relevant, welches von vier Lieferszenarien jeweils vorliegt, da sich Steuersatz und Meldeweg unterscheiden:

• Inländische Lieferung: Versand- und Zielland sind identisch, es gilt die deutsche Umsatzsteuer, gemeldet über die reguläre Umsatzsteuer-Voranmeldung, unabhängig davon, ob an Privatpersonen oder Unternehmen geliefert wird.
• Grenzüberschreitender Fernverkauf an Privatpersonen: Die Lieferung endet in einem anderen EU-Land, es gilt der dortige Steuersatz, gemeldet über das OSS-Verfahren.
• Innergemeinschaftliche Lieferung an Unternehmen: Ist die Umsatzsteuer-ID des Käufers bekannt, wechselt die Steuerschuldnerschaft zum Empfänger, die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b, § 6a UStG) gestellt und der Umsatz wird zusätzlich über die Zusammenfassende Meldung erfasst.
• Lieferung aus einem Auslandslager: Wer Ware im EU-Ausland lagert oder über einen Fulfillment-Dienstleister dort lagern lässt, muss sich in diesem Land zusätzlich umsatzsteuerlich registrieren, sobald kein grenzüberschreitender Warenverkehr mehr vorliegt.

Für kleinere Unternehmen gilt eine einheitliche EU-weite Bagatellgrenze von 10.000 Euro netto Gesamtumsatz pro Kalenderjahr, unterhalb derer wahlweise weiter mit der deutschen Umsatzsteuer fakturiert werden darf. Wer absehen kann, dass diese Grenze überschritten wird, kann freiwillig von Anfang an darauf verzichten, was den Aufwand reduziert, die Grenze laufend zu überwachen.

Oberhalb der Lieferschwelle muss der Steuersatz des jeweiligen Ziellandes auf der Rechnung ausgewiesen werden. Die OSS-Meldung selbst erfolgt quartalsweise, jeweils bis zum Monatsende nach Quartalsende, eine Dauerfristverlängerung gibt es dafür nicht und auch für Quartale ohne relevante Umsätze muss eine Nullmeldung abgegeben werden.

Da inzwischen mehrere Zielländer mit unterschiedlichen Steuersätzen zusammenkommen können, empfiehlt es sich, entweder mit automatisierten OSS-Steuerschlüsseln zu arbeiten, bei denen die Länderzuordnung im Hintergrund läuft, oder mit eigenen länderspezifischen Erlöskonten zu buchen. Welche der beiden Varianten sinnvoller ist, hängt von der bestehenden Kontenstruktur ab und sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden. Grundsätzlich gilt: Die Einordnung einzelner Geschäftsvorfälle ins Umsatzsteuerrecht kann im Detail komplex werden, eine allgemeine Einführung wie diese ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Weniger Aufwand durch klare Abläufe

Keiner dieser Schritte lässt sich im E-Commerce vermeiden, wohl aber der Aufwand dahinter. Wer feste Zuständigkeiten und einen wiederkehrenden Ablauf für den Monatsabschluss definiert und die Daten dafür laufend statt erst am Monatsende zusammenträgt, verkürzt den eigentlichen Abschluss auf wenige, klar abgrenzbare Arbeitsschritte, mit entsprechender Software teils sogar automatisiert.

Über die Autorin

Kim Janzen ist Partnership Managerin bei BuchhaltungsButler (Visma-Gruppe), einer Cloud-Buchhaltungssoftware, die Belege und Zahlungen für kleine Unternehmen und Online-Händler:innen automatisiert verarbeitet und Schritt für Schritt durch den Monatsabschluss führt.